Omgaan met contant geld: 7 praktische tips voor kleine bedrijven

Omgaan met contant geld: 7 praktische tips voor kleine bedrijven

Kort gezegd is het zo dat niet alle bedrijven over de juiste boekhoudprocedures beschikken. Dit kan later voor problemen zorgen, bijvoorbeeld doordat de winst  een klap krijgt als kleine fouten bij het omgaan met contant geld en de cashflow niet onder controle worden gehouden.

Goede gebruiken voor het omgaan met contant geld kunnen helpen om verlies te verminderen, zorgen voor verantwoordelijkheid en tijd te besparen. Zonder deze gebruiken zouden slechte gewoonten kunnen worden ontwikkeld. Om ervoor te zorgen dat jij jouw cashflow in goede banen leidt, volgen hier een paar handige tips die je binnen jouw bedrijf kan gebruiken voor een goede omgang met geld. 

Waarom een ​​goede omgang met contant geld belangrijk is

Voor kleine bedrijven zoals afhaalrestaurants, krantenwinkels en bakkerijen, die de hele dag waarschijnlijk maar een paar personeelsleden in dienst hebben, komt de verantwoordelijkheid voor het afhandelen van contant geld vaak op de schouders van één persoon terecht. Als de geldverwerkingsprocedures te losjes zijn (of helemaal niet bestaan), worden de kassiers eigenlijk aan hun lot overgelaten.  

Praktische tips voor het omgaan met contant geld

• Screening

Als jouw werknemers contant geld gaan verwerken, moet je zeker weten dat ze betrouwbaar genoeg zijn om dit te doen. Wanneer je nieuwe werknemers in dienst neemt, is het verstandig de geldigheid van hun verklaringen op hun CV te controleren en te vragen naar een Verklaring omtrent het Gedrag.

Het creëren van consistentie door ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde proces volgt, is de sleutel tot een effectievere geldverwerking, vooral als het personeel langere periodes alleen staat. Door ze op te leiden in de juiste procedures, kan iedereen autonoom hetzelfde proces volgen.

• Wees streng wat betreft discrepanties

Hier en daar gevallen van geldverlies opgemerkt? Het gaat misschien maar om een klein bedrag, maar het zou wel eens een indicatie kunnen zijn van een groter probleem. Zorg ervoor dat het personeel eventuele afwijkingen die ze tegenkomen, registreert en bewaakt. Het zal niet alleen helpen bij het verminderen van de hoeveelheid kasverlies, maar het zal ook de aansprakelijkheid aanmoedigen, waar we later gedetailleerder op in zullen gaan.  

Als er afwijkingen zijn geregistreerd, voer dan een grondige, effectieve analyse uit. Merk je patronen op wanneer bepaalde medewerkers samen een ploegendienst draaien? Zijn de bedragen die verloren gaan klein maar frequent? Is de omzet altijd minder dan je verwachte? Zelfs de kleinste discrepanties en patronen kunnen wijzen op het opzettelijk vervreemden van geld, dus zorg ervoor dat eventuele verliezen worden geregistreerd zodat je volledig inzicht verkrijgt.

• Vermijd het slush-fonds

Sommige kleine bedrijven beschouwen geldtekorten als de verantwoordelijkheid van de kassier zelf en het personeel wordt aangemoedigd om deze verliezen uit eigen zak te compenseren. Deze praktijk creëert een 'slushfonds'; wanneer het kasverschil positief is, wordt het overschot toegevoegd aan het fonds. Als er een volgende een tekort is, wordt geld uit het slushfonds gebruikt om het verschil aan te vullen.

Dit is slechts een tijdelijke oplossing en dient alleen om de omvang van eventuele geldverliesproblemen waarmee jouw bedrijf wordt geconfronteerd te verbergen. Bovendien lost dit de oorzaak van het probleem niet op en verdoezelt het alleen fouten/diefstal. Het ‘slushfonds’ kun je daarom maar beter vermijden.

• Creëer verantwoordelijkheid

Veel problemen met geldverlies worden opgelost met verantwoordelijkheid. Geef de verantwoordelijkheid voor iedere fase van het geldverwerkingsproces aan verschillende personen. Degene die het geld telt, moet het bijvoorbeeld overhandigen aan de persoon die verantwoordelijk is voor de kluis, en deze persoon overhandigt het vervolgens aan iemand anders die het bedrag controleert en stort. Hoe meer medewerkers bij het proces betrokken zijn, hoe gemakkelijker het is om te bepalen in welk stadium het geldverlies zich heeft voorgedaan.

Ook is het verstandig om ervoor te zorgen dat grote hoeveelheden contant geld alleen door meerdere mensen worden afgehandeld: één om de activiteit uit te voeren, de anderen om de veiligheid te bewaken en toezicht te houden op de taak. Dit helpt om het risico op fouten en geldverlies aanzienlijk te verminderen.

• Zorg ervoor dat geld niet te lang in de kassa blijft liggen

In het geval van diefstal of beroving heb je waarschijnlijk geen andere keuze dan het geld dat in de kassa zit te overhandigen - maar hoeveel geld er in de eerste plaats in zit, is geheel aan jou. Naarmate het bedrag in de kassa toeneemt, heb je mogelijk meer te verliezen, dus is het verstandig om regelmatig contant geld op een veilige locatie te storten om het geld in de kassa tot een minimum te beperken.

• Procedures instellen om vals geld te voorkomen

Preventie ten aanzien van het controleren van bankbiljetten op echtheid is iets waar veel kleine bedrijven niet op inzetten. En hoewel handmatige controle effectief is, kan het tijdrovend zijn. Investeren in een geautomatiseerd valsgelddetectieapparaat of UV-detector verbetert zowel de veiligheid als jouw eigen gemoedsrust. Het actief opsporen van valse bankbiljetten is essentieel; een vals biljet heeft immers geen waarde en voegt niets toe aan jouw winst.

De standpunten, meningen en standpunten die in dit artikel worden geuit, zijn alleen die van onze externe contentproviders en vertegenwoordigen niet die van SEFE Energy. De juistheid, volledigheid en geldigheid van alle verklaringen in dit artikel worden niet gegarandeerd. SEFE Energy aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten, weglatingen of verklaringen.