Budgetteren: een complete gids voor kleine bedrijven

Hoewel het in eerste instantie misschien een intimiderende en complexe taak lijkt, zal je zien dat de cruciale elementen van budgetteren van onschatbare waarde zijn. Vooral als je weet waar je moet beginnen en wat je moet doen. We gaan verder in op het belang van budgetteren voor kleine ondernemingen. We bespreken wat de voordelen zijn, de verschillende benaderingen die je kunt toepassen en een stappenplan voor het proces.

Wat is budgetteren?

Budgetteren is het proces waarbij toekomstige inkomsten en uitgaven worden vastgesteld om zo het uitgaveproces te stroomlijnen. Door dit te doen wordt budgetteren een methode om de financiën van een onderneming te monitoren, controleren en managen. Dit zodat het geld op een effectieve en efficiënte wijze  kan worden uitgegeven.

Overwegingen voor budgetteren voor kleine ondernemingen

Er zijn wat zaken waarmee je rekening moet houden voordat je een begroting maakt.

• Creëer een spreadsheet: jouw budget moet gedurende het jaar aangepast en beoordeeld worden, dus moet je een spreadsheet bij de hand houden. Als je een dergelijk document maakt, kun je dit gebruiken wanneer je onderhandelt over de voorwaarden met leveranciers, aannemers en adverteerders. Ook is het handig bij het evalueren van de financiële opties voor kleine ondernemingen.
  
  
• Jaren onderverdelen in maanden:aangezien een budget over de verwachte toekomstige financiële prestaties van een onderneming gaat, kun je meer controle krijgen als je je jaarlijkse cijfers opdeelt in maanden.
  
  
• Vergelijk je budget met de daadwerkelijke cijfers: elke maand stel je een budget vast dat je vervolgens vergelijkt met de daadwerkelijke prestaties van die maand. Mogelijke verschillen tussen beide cijfers (of het nu red flags zijn of niet) geven aan waar je veranderingen moet toepassen, waardoor het mogelijk is om voor de rest van het jaar te plannen.
  
  

Wat zijn de voordelen van een budget?

Budgetteren is voor iedere onderneming cruciaal, ongeacht de sector. Het belang van budgetteren zou nooit moeten worden onderschat, aangezien het vele voordelen biedt. Neem nu bijvoorbeeld de onderstaande redenen.

• Budgetten kunnen targets vaststellen: budgetten fungeren als basis voor haalbare en gecontroleerde targets. Ze dienen als een richtlijn voor de praktijk. Door het stellen van targets voor kosten en opbrengsten, kunnen andere targets worden behaald.
  
  
• Hulp bij het simplificeren van de strategie:een goed budget kan helpen bij het opstellen van investeringsplannen van het bedrijf. Het financieringsniveau is het eerste waarnaar je moet kijken als het op budgetvoorbereidingen aankomt. Het bepaalt immers de soorten kapitaaluitgaven waar een bedrijf voor kiest. Door vooraf het budget vast te stellen kunnen strategieën ver van tevoren worden bepaald. 
  
  
• Prioriteiten worden benadrukt:bij het verdelen van budget onder teams en afdelingen binnen het bedrijf, worden prioriteiten vastgesteld. Als de salesafdeling bijvoorbeeld een groot budget krijgt toebedeeld, dan ligt de nadruk duidelijk op sales en distributie.
  
  
• Het is bedoeld om uitgaven in de hand te houden:zonder een budget heeft een bedrijf niet de mogelijkheid om de uitgaven in de gaten te houden. Als je de uitgaven in kaart brengt, kan het budgetteringsproces je uitgaven onder controle houden. Zo kunnen organisaties voorspelen waar het bedrijf naartoe gaat, een voordeel dat alleen te verkrijgen is met een gedegen budget.

• Het zorgt voor een winstmarge: een budget kan ondernemingen voorzien van voorspelde financiële overzichten, zodat zij hun winstmarges in de gaten kunnen houden. Hierdoor wordt duidelijk of het in de toekomst winstgevend zal blijken om het bedrijf op dezelfde voet te blijven runnen. Als het bedrijf geen winst oplevert, is er nog genoeg tijd om de omzet en kosten aan te passen. Zonder een budget en zonder winst te genereren zal een bedrijf niet lang overeind blijven.
  
  

Handleiding voor zakelijk budgetteren: een stappenplan

• Bereken je omzet: wat budgetteren betreft, kun je het beste beginnen met verkoopdoelstellingen. Dit helpt je vast te stellen hoeveel je wilt verdienen nog voordat je begint en dit helpt je bijvoorbeeld weer bij het berekenen van hoeveel eenheden je moet produceren of hoeveel klanten je van dienst wilt kunnen zijn.
  
  
• Houd rekening met productievolume- en kosten: De productiekosten laten zien of je de omzet te hoog of te laag hebt ingeschat. Productievolume gaat over het aantal eenheden die een onderneming moet produceren om de verkoopdoelstellingen te behalen, alsmede het totaal aantal dat je binnen een bepaalde periode kunt produceren. Productiekosten zijn de kosten die gerelateerd zijn aan de productie van goederen of diensten, zoals materiaal, salaris en algemene kosten. Je zult een balans moeten vinden tussen sales inkomsten en productiekosten en moeten uitzoeken wat voor jou het beste werkt.

• Blijf op de hoogte van operationele uitgaven:uitgaven gerelateerd aan het runnen van een kantoor of de verkoop- en marketingkosten, zoals reclame en materiaalkosten, moeten ook in het budget worden berekend.
  
  
• Houd je kasstroom in de gaten:hoeveel geld heb je en hoeveel heb je nodig? Met contanten of het equivalent hiervan betaal je je lasten, terwijl je met kasstroomoverzichten kunt zien je waar je geld heen gaat. Dit stelt je in staat om vast te stellen hoeveel geld je nodig hebt om kortlopende schulden te betalen.
  
  
• Noodgevallen:vergeet niet om een noodfonds te creëren voor onverwachte zaken. 
  
  
• Voorspel eenmalige uitgaven: met een budget heb je ook de mogelijkheid om eenmalige uitgaven te budgetteren. Hoewel je dat soort uitgaven niet altijd kunt plannen (bijvoorbeeld als je computer kapot gaat en vervangen moet worden) kun je bepaalde uitgaven, zoals bedrijfsuitjes, wel ruim van tevoren in je budget opnemen.
  
  
• Combineer alle gegevens:hiervoor zijn de spreadsheets die we eerder al benoemden handig. Er zijn vele klant-en-klare sjablonen verkrijgbaar die jou kunnen helpen bij het bijhouden van de cijfers.

• Als je zelf geen tijd hebt of als het idee van het uitspitten van je financiële gegevens en het filteren van alle data je afschrikt, moet je niet vertrouwen op het inschatten van kosten. Een snelle en nauwkeurige manier voor het creëren van een klein ondernemingsbudget kun je verkrijgen door gebruik te maken van boekhoudsoftware. Dergelijke tools kunnen je inkomsten en uitgaven automatisch voor je vastleggen, zodat je deze informatie niet handmatig hoeft te verzamelen.
  
  
• Daarnaast zou je misschien wel de hulp van een boekhouder of accountant willen inschakelen om je cijfers te controleren. Deze persoon helpt jou bij het maken van realistische voorspellingen wat betreft bedrijfsgroei, aankomende uitgaven en belastingzaken. Zij zullen je ook adviseren over wat je kunt doen als je uiteindelijke cijfers verschillen met hetgeen je hebt voorspeld. Hoewel zij hun tijd in rekening zullen brengen, zullen deze experts je uiteindelijk meer geld besparen dan kosten.
  
  
• Als je eenmaal over een basisbudget beschikt, kun je verschillende scenario’s testen door met de cijfers te spelen. Er zijn allerlei variabelen die je kunt uitproberen. Dit is een goede manier om te zien of je bestand bent tegen bepaalde situaties als die zich in het echt zouden voordoen. Overweeg bijvoorbeeld om je budget in de context van de volgende situaties te plaatsen:
  
  
• Wat als de verkoop met 10% zou stijgen?
• Wat als je jouw grootste klant bent kwijtgeraakt?
• Wat als je huur lager was?
• Kun je het veroorloven om meer werknemers aan te nemen?

Vond je dit interessant? Vergeet niet de rest om de rest van onze blog- en nieuwsartikelen te bekijken. Of ga voor meer informatie over ons aanbod van zakelijke energie naar de homepage of bel ons vandaag nog op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van SEFE Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. SEFE Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.