SEFE ENERGY
Omdat er geen vaststaande formule bestaat om snel zakelijk succes te bereiken, is het aanleren van slimme gewoonten in je dagelijkse werkzaamheden één van de meest effectieve manieren waarmee je je bedrijf kunt ontwikkelen en laten groeien. We kijken hier naar 12 gewoonten waarmee je de productiviteit van je bedrijf een fantastische boost kan geven.
Iedere zakenman, van MKB tot multinational, heeft zijn eigen gewoonten om elke dag opnieuw te zorgen voor succes en vooruitgang. Hier willen we je tips geven voor een aantal zakelijke werkwijzen waarmee je je eigen productiviteit een boost kan geven.
Als het gaat om dagelijkse productiviteit is het ontwikkelen van de gewoonte om een planning te maken essentieel. Hoe zorgvuldiger en nauwkeuriger je elke activiteit plant, hoe sneller en efficiënter de uitvoering zal worden - waarmee het makkelijker wordt om de gewenste resultaten bij alle zakelijke transacties te realiseren.
Beschouw planningstaken als een tijdbesparende activiteit, waarbij elke 20% tijd die je erin stopt in de vorm van voorbereiding en organisatie, zorgt voor 80% tijdbesparing op het moment dat je de taken gaat uitvoeren. Plannen lijkt soms een steeds terugkerende tijdsinvestering, maar deze investering betaalt zich uit wanneer je je doelen bereikt of het succes behaalt waar je naartoe gewerkt hebt.
Eén van de beste gewoonten bij het runnen van je bedrijf is dat je bij alle dagelijkse activiteiten je zakelijke doelstelling goed voor ogen houdt. De meest succesvolle zakenmensen en ondernemers ter wereld zijn het erover eens dat een duidelijke focus op één doelstelling eraan bijdraagt om dagelijkse taken te organiseren en te zorgen dat alle doelstellingen worden gehaald.
Eén van deze ondernemers is Eric Schmidt, topman van Google. Schmidt zegt: "Ik blijf gefocust". Het verhaal dat ik elke dag vertel is als volgt: "Dit is wat we doen. Is waar we mee bezig zijn in lijn daarmee, en maakt het verschil?" Door duidelijk voor ogen te houden wat de reden van het bestaan van je bedrijf is, en wat de primaire missie ervan is, kun je je dagen zo inrichten dat je succesvol kunt blijven.
Op welk niveau of in welke sector je ook werkt, afleiding kan ervoor zorgen dat je je niet goed kunt richten op je doelen en de dingen die je voor elkaar wilt krijgen. Sommige mensen kunnen zich van nature goed concentreren, maar anderen moeten leren hoe ze hun aandacht gedurende lange tijd kunnen richten op één enkele taak.
De gemakkelijke manier om je concentratie te verbeteren is door het radicaal verwijderen van afleidingsbronnen. Het maakt niet uit op welke manier je je kunt concentreren - of je nu de deur van je kantoor dichtdoet of juist harde muziek opzet - je geest vrij houden van afleidingen kan je productiviteit wel vertienvoudigen.
Deelnemen aan vergaderingen of bijgepraat worden door je assistent hoort nu eenmaal bij je taken, maar vaak leiden deze activiteiten tot tijdverlies en verminderde productiviteit. Iedere zakenman zou vergaderingen misschien zelfs het liefst mijden, maar de makkelijke manier om om te gaan met dagelijkse onderbrekingen is door ze te bundelen rond bepaalde tijdstippen, waardoor je je dag beter kunt indelen.
Als je bijvoorbeeld je team moet voorbereiden of je assistent moet spreken, probeer je dit achter elkaar te plannen. De boodschap is feitelijk dat je afleiding en onderbrekingen niet je planning moet laat beheersen.
Als je de kracht van je mensen herkent en begrijpt hoe je het maximale uit ze kunt halen, maak je een cruciale stap op weg naar succes in het zakenleven. Hier volgen een aantal gewoonten waarmee je je mensen zo productief mogelijk inzet.
Taken overdragen aan je medewerkers klinkt misschien gemakkelijk, maar verantwoordelijkheden in de handen van anderen leggen is geen eenvoudig leerproces. Succesvol delegeren is een kwestie van vertrouwen en aanvoelen, maar ook van de overtuiging dat je bij het aannemen van je medewerkers de juiste keuzes hebt gemaakt. Als je niet kunt delegeren, zal je al snel zelf te veel taken moeten uitvoeren - waardoor je minder productief wordt en dus gaat onderpresteren.
Begin met het evalueren van de kracht en zwakte van mensen, voordat je hen taken gaat geven die passen bij hun takenpakket. Volg daarna hun vooruitgang zodat je weet dat de taken op tijd af gaan komen. Als je de juiste persoon hebt uitgekozen voor de taak, zal je een duidelijke verbetering in de productiviteit zien en meer tijd overhouden voor andere belangrijke taken.
Aannemen van personeel betekent niet dat je mensen binnenhaalt en ze hun gang laat gaan in je bedrijf. Je moet ervoor zorgen dat iedereen waarde toevoegt en de beste manier om dat te bereiken is door goede toezichthoudende gewoonten te ontwikkelen. Pas een systeem toe waarmee je de productie van je mensen in de gaten kunt houden, zonder te opdringerig te zijn. De basisregel is dat je in de gaten moet houden of aan je verwachtingen wordt voldaan en of elke taak wordt volbracht met de kwaliteit die jij vereist.
De beste manier om dit te doen is door een rapportagesysteem op te zetten waarbij een medewerker je op de hoogte houdt van de voortgang van de verschillende taken en projecten. Zorg ervoor dat ze precies weten wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Onthoud hierbij dat hoe belangrijker de taak is, hoe vaker je de voortgang moet controleren.
Als je duidelijke vooruitgang ziet, werkt dat motiverend, ook voor andere medewerkers. Als je er een gewoonte van maakt om terug te rapporteren aan je medewerkers en ze prijst wanneer ze hun werk goed doen, zorg je voor een positieve impuls en blijven ze gemotiveerd om te werken aan toekomstige taken en projecten.
En je personeel informeren is niet alleen goed voor hun moraal. Door resultaten regelmatig te rapporteren aan belangrijke mensen in je bedrijf, vergroot je ook de kans dat je zaken ziet die voor verbetering in aanmerking komen en ben je beter in staat om met nieuwe ideeën te komen.
Je weet het misschien nog niet, maar die nieuwe medewerker die je zojuist hebt aangenomen als junior, heeft misschien het potentieel om je bedrijf in positieve zin te veranderen. Daarom is het belangrijk om binnen je bedrijf te zorgen voor een goede werksfeer zodat je de kans vergroot om veelbelovende mensen langer vast te houden.
Met name voor kleine bedrijven kan het moeilijk zijn om een goede balans te vinden tussen het bereiken van resultaten en te zorgen dat het bedrijf een prettige en motiverende plaats is om te werken. Maar als je niet de tijd neemt om je mensen te motiveren voor het werk dat ze leveren, bestaat de kans dat je ze met lede ogen moet zien vertrekken naar een ander bedrijf met betere perspectieven, nog voordat ze hun potentieel hebben kunnen bereiken. Natuurlijk is een passende beloning een belangrijk begin, maar er zijn andere mogelijkheden om de productiviteit te verbeteren - van flexibele werktijden tot gratis warme dranken en informele bijeenkomsten.
Er zijn honderden handige technische hulpmiddelen binnen handbereik waardoor het leiden van een bedrijf gemakkelijker is dan ooit te voren. Hier behandelen we een aantal manieren waarop je technologie op een goede manier kunt gebruiken om je dagelijkse productiviteit een boost te geven.
Als jij net als vele anderen vaak aan het goochelen bent om alle dagelijkse taken in de hand te houden, kan het gebruik van een dienst als Trello of Basecamp je daadwerkelijk helpen om je agenda op orde te houden. Deze web-based diensten voor projectmanagement zijn feitelijk intelligente to-dolijstjes waarmee je gemakkelijk zicht houdt op al je zakelijke taken, waaronder belangrijke projecten, maar ook de kleine klusjes die je anders zou vergeten.
Als je de gewoonte aanleert om elke ochtend Trello en Basecamp te checken, weet je precies wat er moet gebeuren én wanneer - zo geef je een boost aan je productiviteit en maak je het gemakkelijker om belangrijke taken in te delen.
Hoewel technologie en het internet het leven voor zakelijke professionals een stuk makkelijker hebben gemaakt, zijn het ook nieuwe bronnen van afleiding en uitstel. Als je vaak wordt verleid tot een bezoekje aan de sociale media of een verkenningstocht op Wikipedia, is er een oplossing die ervoor zorgt dat je weer teruggaat aan je werk, voordat er te veel tijd verloren is gedaan: het blokkeren van digitale afleiding.
Gegeven de neiging tot uitstelgedrag, bestaat er nu een aantal technologieën, bedacht om online bronnen van afleiding weg te nemen. Eén van de beste is Focus, dat bepaalde websites kan blokkeren (Facebook, NOS etc.) voor een vastgestelde tijd - zodat je langer geconcentreerd blijft.
Hoeveel van je tijd gaat er dagelijks verloren omdat je e-mails leest en berichten die binnenkomen in je mailbox beantwoordt? Voor de meeste zakelijke professionals gaat het hierbij om veel tijd. Hoewel het gemakkelijk is om de hele dag door binnenkomende e-mails te beantwoorden, kan dit je productiviteit negatief beïnvloeden en er zelfs voor zorgen dat je deadlines mist.
In plaats van je te laten leiden door e-mail, zou je elke dag één of twee uur moeten besteden aan het lezen en versturen van e-mail en je e-mailbox buiten deze vastgestelde uren met rust moeten laten. Om te zorgen dat dit echt werkt, zet je meldingen uit en beantwoord je alleen maar de meest dringende berichten. Het instellen van regels met betrekking tot het gebruik van e-mail levert veel tijd op die kan worden gebruikt voor andere zakelijke doeleinden.
Als je een kleine zaak hebt en niet beschikt over de luxe van een HR-afdeling of een office manager, ben je waarschijnlijk veel tijd kwijt aan routinematige maar belangrijke taken zoals facturatie, loonadministratie en aanschaf van kantoorbenodigdheden. Dit kan je veel tijd kosten en je hinderen bij het boeken van vooruitgang met je bedrijf.
Gelukkig is er nu een aantal technologieën en apps die je kan gebruiken om deze taken eenvoudig uit te voeren. Je moet jezelf aanleren om deze te gebruiken om meer vrij besteedbare tijd te creëren. Expensify, QuickBooks en Tankservice zijn maar enkele voorbeelden van apps die je kan gebruiken om dit soort belangrijke klusjes snel uit te voeren. Voor een complete lijst met handige technologieën, kijk in onze lijst met de beste apps voor MKB-bedrijven.
Bij SEFE Energy werken we nauw samen met onze klanten om de rompslomp rond het beheren van hun energiebehoeften weg te nemen. Voor meer informatie, bekijk onze website of bel 0800-4297766.
De standpunten en meningen in dit artikel zijn die van onze, derde partij, content provider en niet die van SEFE Energy. De nauwkeurigheid, volledigheid en geldigheid van alle verklaringen in dit artikel worden niet gegarandeerd. SEFE Energy aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten, weglatingen of vertegenwoordigingen.
Phishing: wat te doen als je een verdachte e-mail ontvangt
Heeft mijn organisatie een bedrijfsinnovatiestrategie nodig?
Omgaan met contant geld: 7 praktische tips voor kleine bedrijven
