Timemanagement en soft skills: essentiële vaardigheden voor managers

We spreken Nigel O’Donoghue, mede oprichter en CCO van Frank Recruitment Group, een internationaal IT-wervingsbedrijf dat starters en bedrijven helpt bij het vinden van de juiste mensen.

Voor kleine bedrijven en jonge managers  kan Nigels inzicht in het managen van medewerkers van onschatbare waarde zijn. Van het opsplitsen van je team en het gebruiken van apps tot het delen van soft skills met je werknemers. Lees hieronder zijn tips.

Welke methodes gebruik jij om ervoor te zorgen dat je je eigen taken effectief weet te combineren met het begeleiden van teamleden, zodat ook zij hun taken kunnen volbrengen?

Tijd inplannen om mensen te spreken is een goede manier om je eigen tijd veilig te stellen. Het is hierbij handig om een open deur beleid te hanteren tijdens bepaalde uren en ervoor te zorgen dat mensen tijdens die uren naar je toe kunnen komen met bepaalde kwesties.

Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat je duidelijk communiceert dat er momenten zijn waarop je absoluut niet gestoord wilt worden, behalve als het om een noodsituatie gaat. Dus houd tijd vrij in je agenda om je te kunnen focussen op je eigen taken. Plan ook twee keer een half uur per dag in om je e-mails te checken, zodat je je kunt blijven richten op je taken en ook je takenlijst en prioriteiten op bepaalde momenten kunt aanpassen als dat nodig is.

Maak je gebruik van bepaalde tools of technologieën die jou dagelijks helpen met timemanagement?

Outlook-agenda is heel handig voor het indelen van je tijd en het plannen van je taken. Een functie als Quick Parts, die je de mogelijkheid geeft om standaard teksten in te stellen, of de functie om herhaaltaken te automatiseren, kunnen je veel tijd besparen.

Herinneringen en terugkomende evenementen kunnen ook handig zijn, net als de mogelijkheid om notificaties zo in te stellen dat je alleen wordt herinnerd aan belangrijke e-mails, zodat je niet wordt afgeleid door ieder e-mailtje dat binnenkomt. In combinatie met de bovenstaande ‘2 keer per dag e-mail check strategie’ kun je zo vaststellen wie of wat er altijd doorheen mag komen, als het heel belangrijk is.

Ik vind apps zoals Evernote heel handig voor timemanagement. Ik kan persoonlijke e-mails doorsturen om later af te handelen, foto's maken en links naar één plek sturen. Vervolgens neem ik aan het begin of aan het einde van de dag 30 minuten de tijd om door deze app heen te gaan en dingen af te handelen. Het is ook offline toegankelijk waardoor ik mijn woon-werkverkeer met het openbaar vervoer nuttig kan besteden en dingen weg kan werken.

Het is bijna onvermijdelijk om niet gestoord te worden op het werk. Hoe zorg jij ervoor dat je zo min mogelijk wordt gestoord en dat de normale gang van zaken tijdig kan worden opgepakt?  

Als je echt geen tijd hebt, communiceer dit dan ook duidelijk. Voeg een berichtje toe aan je e-mail waarin je uitlegt dat je een deadline hebt en dat collega’s je alleen mogen storen als het echt niet tot morgen kan wachten. Hierdoor zullen je collega’s beter nadenken over de urgentie van hun bericht.

Maak gebruik van een gezamenlijke kalender waarop je tijd inplant en jezelf als niet-beschikbaar aanduidt.  Geef ook aan waar je mee bezig bent en laat zien dat je met iets heel dringends te maken hebt.

Als het je hele team aangaat, delegeer dan bepaalde zaken. Vraag iedereen om een status update en help mensen bij de les te blijven.

Veel werkgevers zoeken teamleden die goed zijn in multitasking, maar hoe zie jij multitasking als gewoonte? Is het iets dat timemanagement in de weg staat of is het een waardevolle vaardigheid die iedereen zichzelf zou moeten aanleren?

Iedereen zou zijn aandacht wel 100% op een bepaalde taak willen richten, maar dit is bijna onmogelijk. Multitasking bestaat niet echt. We houden ons eigenlijk bezig met het zweven tussen taken en besteden kleine momentjes aan iets voordat we weer verder kunnen met waar we mee bezig waren.

Het gaat erom de balans te vinden tussen de noodzaak om meer dan één ding tegelijk te doen en de noodzaak om dingen goed te doen. Stel prioriteiten en besteed je tijd in de juiste volgorde waar mogelijk. Het is vaak beter om iets een uur uit te stellen waarna je het je volle aandacht kunt geven dan dat je een aantal zaken tegelijk minder goed uitvoert.

Soft skills zijn tegenwoordig steeds belangrijker. Wat vind jij de meest waardevolle soft skill die je zelf regelmatig inzet en ook in anderen zoekt?

Ik vind flexibele mensen heel waardevol.  Het is veel productiever voor een onderneming om iemand aan boord te hebben die doet wat er op dat moment gedaan moet worden, dan iemand die heel stug vasthoudt aan zijn functieomschrijving en niet bereid is om iets nieuws aan te pakken. Hun flexibiliteit en proactieve houding zullen de teams op de lange-en korte termijn ten goede komen.

Hoe kan een beginnende manager zijn soft skills ontwikkelen als hij zichzelf op een bepaald aspect te zwak vindt?

Mensen leren het meest door te doen. Als jij hebt vastgesteld dat je een bepaalde soft skill moet verbeteren, grijp kansen waarbij je deze skill moet toepassen. Omarm het. Hoe vaker je het doet, hoe beter je erin zult worden.

Wees ook niet bang om hulp en advies van andere managers te vragen. Zeker als je een nieuwe manager bent, heb je misschien baat bij  een mentor die jou kan adviseren over het omgaan met bepaalde situaties en het ontwikkelen van je vaardigheden.

De mensen die jij moet managen, hebben een goed beeld van waar je goed in bent en wat je nog zou kunnen verbeteren. Creëer dan ook een open cultuur waarbinnen jouw werknemers niet bang hoeven zijn om eerlijke en opbouwende kritiek te geven.

Het omgaan met moeilijke situaties, zoals het geven van kritiek of het oplossen van werknemersconflicten, is misschien iets wat managers niet per se gewend zijn. Wat zou jij een manager aanraden bij het aanpakken van dit soort situaties?

Zorg ervoor dat je over alle informatie beschikt voordat je de kwestie bespreekt. Daarnaast moet je goed op de hoogte zijn van het gerelateerde bedrijfsbeleid voor het geval deze een rol speelt.

Het meest cruciale aspect wat betreft het geven van feedback, of het omgaan met werknemerskwesties, is dat je duidelijk én empathisch moet zijn. Het is belangrijk dat je team weet dat hun zorgen gehoord, begrepen en gewaardeerd worden en dat je alles zult doen om hen te helpen.

Wat kan een manager doen om ervoor te zorgen dat soft skills aan zijn team worden overgedragen? Kunnen soft skills worden overgedragen via training, of is het iets wat mensen in de loop van de tijd opbouwen met de juiste begeleiding en invloed?

Soft skills zijn per definitie moeilijker aan te leren dan technische vaardigheden, maar dat betekent niet dat ze niet ontwikkeld kunnen worden. Een training kan je helpen bij het identificeren van de kloven in het vermogen van je werknemers. Daarna kun je beginnen met bedenken hoe je die kloven het beste kunt overbruggen. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door het updaten van je introductietraining voor nieuwe werknemers. Of verdere trainingen toegankelijk maken voor alle werknemers, op een manier die het beste bij hen past.

Bovendien blijven zaken beter hangen als mensen zien hoe iets in de praktijk werkt en zullen ze de positieve effecten van bepaalde vaardigheden beter begrijpen. Maak gebruik van iedere kans om iets in de praktijk te brengen zodat je team kan leren door iets te zien en uiteindelijk door iets zelf te doen. Zorg voor voldoende mogelijkheden voor werknemers waarbij ze theorie in de praktijk kunnen brengen en bepaalde vaardigheden kunnen ontwikkelen.

Onze dank gaat uit naar Nigel voor zijn bijdrage.

Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van SEFE Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. SEFE Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties