Leren loslaten: hoe kun je op effectieve wijze taken delegeren en uitbesteden bij het runnen van een klein bedrijf?

Misschien is het ook een kwestie van trots: wie is er immers met je bedrijfje begonnen? Juist, jij zelf. Misschien wilde je met je eigen bedrijf juist ontkomen aan het bureaucratische en stugge kantoorleven en alle taken die daarbij komen kijken. Hoe dan ook, het is niet altijd makkelijk voor eigenaren van kleine ondernemingen om een stukje controle uit handen te geven.

Als je het onderverdelen van werk puur en alleen ziet als een moeizaam karweitje waarbij je ook nog eens tijd en geld verliest dan ben je niet de enige. Maar als je eenmaal inziet dat je bedrijf betere zaken kan doen en meer werknemers kan aannemen, dan ziet het lukraak jongleren van allerlei taken er opeens toch wat minder rooskleurig uit en werkt het zelfs averechts.

Met dit stuk bespreken we het hoe en wat van delegeren. Hierbij hoort ook het inzetten van eigen initiatief onder werknemers en het optimaal benutten van een freelancers bestand. 

Hoe kun je nu het beste delegeren?

Voordat je verantwoordelijkheden delegeert naar verschillende teamleden, moet je eerst de taken die overgedragen kunnen worden in kaart brengen. Hierbij moet je bedenken of je team over de juiste vaardigheden en informatie beschikt om aan jouw hoge verwachtingen te kunnen voldoen.

Hieronder bespreken we stap voor stap het proces van delegeren, zodat je op succesvolle wijze je taken en verantwoordelijkheden kunt uitbesteden.

• Waar ben je goed in? Wat zijn je sterkste vaardigheden, die direct aan het succes van je onderneming bijdragen? Dit zijn de zaken waar jij zelf mee verder moet. Zaken waar je minder in thuis bent zou je kunnen delegeren naar mensen die er meer verstand van hebben.

Maak een lijstje van de hoofd- en bijzaken die tot jouw dagelijkse werk behoren- wat zou je hiervan kunnen uitbesteden? 

• Als je de neiging hebt erg kritisch te zijn over andermans werk , of als je regelmatig denkt “ik ben de enige die dit kan”, dan ligt dat misschien aan het feit dat je je doelstellingen en werkwijze nooit duidelijk hebt gemaakt aan anderen. Duidelijke uitleg maakt het effectief delegeren van taken mogelijk en hierdoor hoeft niemand in het duister te tasten over de manier waarop ze iets moeten aanpakken.
• Als je eenmaal een taak hebt gedelegeerd, ga er dan niet van uit dat alles daarna van een leien dakje gaat. Blijf betrokken, vraag je werknemers regelmatig hoe het gaat. Het is heel moeilijk om los te laten als je erop gesteld bent alles op je eigen manier te doen. Juist daarom is het goed om te oefenen met het delegeren van taken.

Het stimuleren van eigen initiatief  

Het kan moeilijk zijn om eigen initiatief onder werknemers aan de orde te stellen. Het staat immers lijnrecht tegenover het vermijden van delegeren. Als je niet graag delegeert, dan is het logisch dat je er niet zo happig op bent om eigen initiatief te stimuleren.

Maar zo hoeft het niet te zijn. Als je werknemers de ruimte geeft om eigen initiatief te tonen, waardoor ze kunnen bewijzen dat ze gemotiveerd en pro-actief zijn, zal dit niet alleen leiden tot betere resultaten maar ook zorgen voor een betere werksfeer.

Stel dat je bijvoorbeeld een dagje afwezig bent. Dan is een team dat geleerd heeft initiatief te nemen beter voorbereid op onverwachte omstandigheden dan een team dat heeft geleerd zich aan vaste richtlijnen te houden. Op de lange termijn zullen creatieve en gedurfde oplossingen beter zijn voor de ontwikkeling van je bedrijf en zal het stimuleren, in plaats van het beperken, van deze eigenschappen de vaardigheden van je team alleen maar ten goede komen.

Herken en waardeer het initiatief dat je werknemers tonen. Bepaalde kwaliteiten die eerder onzichtbaar bleven, zoals een natuurlijke overhand of besluitvaardigheid, werken in het voordeel van het bedrijf als geheel. Beloon dan ook degenen die zich extra inzetten.

Uitbesteden aan ervaren freelancers

Het uitbesteden aan freelancers neemt toe in populariteit onder kleine ondernemingen. En het ziet ernaar uit dat deze ontwikkeling zich voorlopig blijft voortzetten.

Simpel gezegd is een freelance personeelsbestand -tot op zekere hoogte- efficiënt, makkelijk en heeft het de potentie om de basis van een bedrijf te verbeteren. Het geeft jou namelijk de ruimte om je met de belangrijkste taken binnen jouw bedrijf bezig te houden.

Taken waarbij een gespecialiseerde kennis is vereist, zoals grafisch ontwerp en web- ontwikkeling, en waarbij de vaardigheden slechts tijdelijk of onregelmatig nodig blijken, zijn uitermate geschikt om te delegeren. Ook taken als het invoeren van gegevens kunnen makkelijk door freelancers gedaan worden.

Een mogelijk probleem is het onpersoonlijke aspect van deze oplossing. De kans bestaat dat je de freelancers waarmee je werkt nooit ontmoet. Je hebt dus niet het persoonlijke contact dat je met de mensen op kantoor wel hebt. Hoe vind je dan iemand die je kunt vertrouwen? Online bronnen zoals People Per Hour en Upwork hebben een gigantisch bestand aan freelancers waaruit je kunt kiezen. Maak hier dan ook gebruik van als je op zoek bent naar iemand die bij jouw bedrijf past.

Zoals je bij het delegeren van taken direct en duidelijk moet zijn, geldt dit ook voor de communicatie met freelancers: Stel duidelijke doelen, benoem je verwachtingen, en bespreek het tarief. Laat het vervolgens los en bemoei je niet met elk detail. Laat alleen wat van je horen als het echt nodig is.  

Als je eenmaal verantwoordelijkheden hebt gedelegeerd aan je team en bepaalde taken hebt uitbesteed aan kundige freelancers, heb jij je handen vrij om de grotere zakelijke kwesties aan te pakken en verder te werken aan de algemene groei van je bedrijf.

Vond je het leuk om dit artikel te lezen? Vergeet dan niet om de rest van de SEFE Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van SEFE Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. SEFE Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.