Hoe kun je projectmanagement verbeteren?

Voor dit artikel spreken we Francis Miers van software ontwikkelingsbedrijf Automation Consultants.  Francis en zijn team beschikken over de nodige ervaring met leiderschap en projectmanagement. Zij hebben hun expertise reeds veelvuldig ingezet op meerdere gebieden, zoals telecom, financiën en blue chips. Hierbij maakten ze gebruik van hun technologische knowhow om softwareontwikkeling en automatisering te verbeteren. Francis deelt hier zijn kennis over het verbeteren van projectmanagement: van concept tot campagne voering. 

Francis deelt hier zijn kennis over het verbeteren van projectmanagement: van concept tot campagne voering.

Wat zijn de essentiële zaken waar een projectmanager aan moet denken aan het begin van een project?

Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden is ervoor zorgen dat iedereen aan boord is wat de plannen betreft en deze steun moet vanaf het begin aanwezig zijn. Dit blijkt vaak een enorme uitdaging, en het gaat verder dan de mensen die het project hebben goed gekeurd en andere leden van het senior management. Je hebt iedereen nodig: van administratoren tot degene die toegang hebben tot de bedrijfsfaciliteiten. Iedereen moet betrokken worden.

Het is ook van belang om een gekwalificeerd en bekwaam team samen te stellen. Geen enkel project gaat ooit 100% volgens plan, maar met ervaring, vaardigheden en duidelijkheid kom je een heel eind.

Hoe zou een succesvolle projectmanager zijn team moeten benaderen?

Wat betreft communicatie moet een succesvolle manager vooral helder zijn over de verwachtingen, mijlpalen en het werk dat bij een bepaald project gedaan moet worden. Door je team simpel gezegd direct en eerlijk te benaderen, win je hun vertrouwen.

Als project manager is het ook aan jou om een omgeving te creëren waarbinnen werknemers ook eerlijk en duidelijk zijn tegen jou. Als zij een probleem opmerken, moeten ze zich veilig voelen om er met jou over te praten: voorkomen is beter dan genezen. Openheid, transparantie en wederzijdse communicatie zijn hierbij onmisbaar.

Hoe belangrijk is het managen van verwachtingen tijdens een project? 

Een project verloopt zelden precies volgens plan, maar zolang je vorderingen maakt moeten problemen niet in het nadeel van het moreel van je team werken- of onnodige zorgen creëren bij de klant.

Zie tegenslag als iets wat er nu eenmaal bij hoort, want dat is vaak ook zo. Tenzij het om een verwoestende situatie gaat, zal je team te maken krijgen met tegenslagen, ermee verder werken en het project desondanks voltooien. Als belanghebbenden te horen krijgen dat ze vooruitgang kunnen verwachten- en dat het plan verder ontwikkelt, zullen ze echt niet snel teleurgesteld zijn.

Geef jij de voorkeur aan een betrokken benadering, of neem je liever wat afstand?  Bepaalt het type project de managementstijl?

Een projectmanager moet geen micromanager worden.  De verantwoordelijkheden van een projectmanager zijn te divers om heel diep in te gaan op elk aspect van het project. Delegeren is dan ook zeker aan te raden. Geef je beste mensen de kans om te laten zien wat ze in huis hebben. Ze zullen deze kans hoogst waarschijnlijk met beide handen aangrijpen.

Wat betreft management stijl heb ik gemerkt dat de agile-aanpak, waarbij je het project opdeelt in discrete, hanteerbare stukken, het beste werkt onder de meeste omstandigheden. Met krappe cyclussen is er minder tijd om elke stap te documenteren en wordt er meer tijd besteed aan het daadwerkelijke werk. Het is op deze manier ook makkelijker om problemen te identificeren en op te lossen, en je koers te veranderen waar nodig.

De  agile methodologie is ontstaan uit de software-ontwikkelingomgeving, maar is nu uitgegroeid naar andere gebieden van bedrijfsvoering. Dit komt omdat het, mits goed uitgevoerd, sneller en gestroomlijnder is en resultaten levert die lijken op wat de klant wil. Als gevolg hiervan verbetert de kwaliteit van je project.

Wat kun je doen om risico’s te managen  als een project in de problemen dreigt te raken?

Zoals ik hierboven al benoemde, moet je problemen  behandelen in kleine stappen - en doe dit snel. Een probleem zal niet vanzelf over gaan, dus het heeft geen zin om steeds door te blijven gaan met je project ten koste van de dagelijkse realiteit. Als een probleem zich voordoet, geef er prioriteit aan.

Het is ook van essentieel belang dat het probleem rustig en pragmatisch wordt aangepakt en dat je team er niet door wordt ontmoedigd.  Zoals we eerder zeiden, tegenslagen komen nu eenmaal voor: het gaat erom hoe je ermee omgaat en dit zal uiteindelijk het succes van je project bepalen.

Wat voor tips zou je managers kunnen geven over het omgaan met stakeholders gedurende een project?

Een project manager mag niet zomaar aannemen dat de tijd en welwillendheid van alle stakeholders vanzelfsprekend zijn.

De realiteit is dat je hoogstwaarschijnlijk niet op hun prioriteitenlijstje staat.  Je moet ervoor zorgen dat je kunt rekenen op de nodige middelen van iedereen wiens betrokkenheid vereist is voor een succesvolle afronding. Dit komt neer op het maken van je huiswerk. Als je bijvoorbeeld werkt vanuit de website van een klant, is het belangrijk om erachter te komen of je in hun systemen kunt, of ze een kantoor voor jouw team vrij kunnen maken en of ze jou kunnen blijven ondersteunen. Vooruit plannen kan veel van deze potentiële knelpunten bij voorbaat wegnemen.

Om te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van SEFE Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. SEFE Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.