Zelfs in de meest harmonieuze kantoren is het omgaan met conflicten aan de orde van de dag. In een omgeving waar veel verschillende persoonlijkheden samenwerken, kan het soms botsen en kunnen de gemoederen behoorlijk hoog oplopen. Dit heeft weer een negatieve impact op de productiviteit. Een goede manager lost in een dergelijke situatie het conflict op, terwijl hij tegelijkertijd de sfeer goed houdt.
Sommige werknemers en managers zullen met de mogelijke gevolgen in gedachten echter de neiging hebben om conflicten te vermijden of verkeerd te benaderen omdat ze de consequenties niet onder ogen willen zien of omdat ze er simpelweg niet voor getraind zijn. Het vermijden van pogingen om problemen op te lossen op de werkvloer kunnen leiden tot een negatieve omgeving, waardoor politiek kantoorbeleid wordt versterkt en vooroordelen worden aangewakkerd. De juiste processen moeten in werking worden gesteld om managers te helpen om op gepaste wijze met zulke zaken om te gaan.
Zoals we hieronder zullen beschrijven, komt hier meer bij kijken dan alleen het inschakelen van HR. Hoewel zij managers kunnen trainen in effectieve conflicthantering, is het niet altijd aan hen om bepaalde kwesties die zich op de werkvloer voordoen, op te lossen. Om je te helpen bij het managen van allerlei moeilijke situaties waarmee je mee te maken zou kunnen krijgen, bieden we hier een aantal methodes die je zou kunnen gebruiken bij het omgaan met conflicten op de werkvloer.
Bij het managen van conflicten is het belangrijk om te weten wanneer je moet ingrijpen. Stel bijvoorbeeld dat het gedrag van een werknemer van negatieve invloed is op de prestaties van iedereen om hem heen. Als je probeert te snel in te grijpen, heb je misschien te weinig bewijs of voorbeelden van slecht gedrag.
Wacht alleen niet te lang met ingrijpen. Als het voor iedereen overduidelijk is dat er iets moet gebeuren en jij doet er steeds maar niks mee, dan loop je het risico om je autoriteit en geloofwaardigheid te verliezen bij de mensen aan wie jij leiding geeft.
Of je nu een groot of klein team leidt, een mengelmoes van mensen betekent dat er sowieso verschillende persoonlijkheden samen moeten werken. Vaardige managers zullen de verschillen binnen hun team herkennen en respecteren. Daarnaast zullen ze verschillende standpunten overwegen bij het oplossen van de mogelijke problemen. Terwijl je bedrijf diversifieert wat betreft generaties en cultuur, kan het steeds moeilijker worden om oplossingen te vinden voor ieder soort conflict.
Een respectvolle benadering is een goede manier om een conflictsituatie te begrijpen. Als leider moet je inzien dat iedere werknemer de mogelijkheid heeft om te groeien en zich verder te ontwikkelen. In plaats van dat je in je comfort zone blijft hangen en alleen diegene aanspreekt met wie je het meest natuurlijke en vertrouwelijke contact hebt, is het juist goed om buiten je comfort zone te treden bij het omgaan met conflicten. Op die manier ontwikkel je jouw vaardigheden verder. Als je niet op je gemak bent bij bepaalde werknemers, zorg je alleen maar voor een grotere afstand en onderschat je als gevolg hun vaardigheden.
Een essentiële kwaliteit die managers moeten hebben, is het gevoel van zelfbewustzijn. Om een probleem op de juiste manier in te schatten, moet je vooraf vastgestelde ideeën en vooroordelen achterwege laten. Deze zijn namelijk van invloed op hoe jij in bepaalde situaties reageert, zowel in fysieke als emotionele zin.
Bereid niet voor wat je wilt zeggen als reactie op iets, maar luister liever naar wat alle betrokken partijen te zeggen hebben en reageer daar dan vervolgens op. Je hoeft het niet eens te zijn met je werknemers, maar je reactie moet wel gebaseerd zijn op inlevingsvermogen en het waarderen van het feit dat zij het van een andere kant bekijken.
Verbeter je luistervaardigheden door het verwijderen van alle vormen van afleiding, zoals e-mail of telefoon. Let ook op je lichaamstaal, want met de verkeerde houding maak je een slechte indruk en lijkt het alsof je niet open staat voor hetgeen je werknemer jou probeert te vertellen. Sta dus niet met je armen over elkaar heen en kijk zeker niet steeds naar de klok. Mensen willen niet het gevoel hebben dat ze jouw tijd staan te verspillen. Stel regelmatig vragen, zodat je er zeker van kunt zijn dat jullie op dezelfde lijn zitten.
Dat gezegd hebbende, is het niet genoeg om simpelweg de indruk te wekken dat je je werknemers begrijpt. Door zelf een empathisch persoon te zijn, voelt jouw team zich emotioneel ondersteund. Dit kan hen helpen de link te herkennen tussen andermans emoties en de manier waarop zij zich gedragen. Toon ook interesse in het privéleven van je werknemers. Door te tonen dat je om hen geeft, zullen ze zich open stellen en je vertrouwen.
HR inschakelen moet jouw laatste optie zijn als manager en je moet dan ook zeker alles geprobeerd hebben voordat je de situatie naar HR escaleert. Als je geprobeerd hebt met alle betrokken partijen te praten, de gedragscode voor werknemers erop na hebt gelezen en nog steeds geen oplossing hebt weten te vinden, is het tijd om advies en inmenging van HR te vragen.
Bedenk hierbij of het om een eenmalig incident gaat of dat het een zoveelste voorval betreft. Is het laatste het geval, dan kan HR je helpen bij het opzetten van een prestatie verbeteringsplan. Hierbij wordt een bepaald tijdsbestek afgesproken waarbinnen je gedragsverandering mag verwachten. Als er echter sprake is van een overduidelijke gedragsovertreding, dan moet HR onmiddellijk bij de situatie betrokken worden.
Vond je dit interessant? Vergeet niet de rest om de rest van onze blog- en nieuwsartikelen te bekijken. Of ga voor meer informatie over ons aanbod van zakelijke energie naar de homepage of bel ons vandaag nog op 0800-4297766.
De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van SEFE Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. SEFE Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.
Heeft mijn organisatie een bedrijfsinnovatiestrategie nodig?
Omgaan met contant geld: 7 praktische tips voor kleine bedrijven
Waarom bedrijfsleiders over emotionele intelligentie moeten beschikken
